Büro und Praxis – Das müssen Vermieter wissen

Wenn du eine Gewerbeimmobilie besitzt, solltest du sie unter keinen Umständen leer stehen lassen. Du kannst mit ihr Gewinn machen, indem du sie zum Beispiel als Büro- oder Praxisfläche vermietest. Das gilt dann als gewerbliche Vermietung. Die Regelungen für solche Vermietungen unterscheiden sich in vielen Punkten von der Vermietung von Wohnräumen. Hier erfährst du alle wichtigen Informationen über Gewerbemietverträge, anfallende Kosten und Steuern und worauf du bei der Vermietung von Büros und Praxen achten musst.

Als Büroflächen gelten Flächen, die unabhängig und abgegrenzt für typische Schreibtischarbeit genutzt werden können – also abgetrennt vom eigenen Wohnraum zum Beispiel. Arbeitszimmer in Privatwohnungen sind somit keine Büroflächen. Konferenzräume oder Archive hingegen sind Neben- und Nutzfläche. Sie gehören also zur Gebäudefläche, die für den angegebenen Zweck genutzt werden kann und gelten somit auch als Bürofläche.
In Büroimmobilien werden viele unterschiedliche Formen von Büroräumen genutzt. Dazu gehören unter anderem Großraum-, Einzel- oder Kombibüros. Als Bürofläche bezeichnet man demnach das Areal, auf dem gearbeitet wird. Büroräume geben Auskunft über die Raumaufteilung.

Als Vermieter musst du dich darauf einstellen, dass Firmen vor allem ihre Flexibilität behalten wollen. Es muss immer die Zukunftsperspektive der Firma im Auge behalten werden: Will die Firma sich vergrößern, will sie wahrscheinlich keinen Mietvertrag eingehen, der eine lange Mietdauer hat.

Bei der Vermietung von Gewerbeimmobilien werden Büro- und Praxisimmobilien oft in einer Kategorie aufgezählt. Das liegt daran, dass sich diese Immobilientypen sehr ähneln. Praxisräume können häufig auch als Büroräume genutzt werden und umgekehrt. Es gibt zwei Arten einer Praxisimmobilie:

• Praxis mit ärztlicher Ausrichtung: Das Praxisinventar und Möbel sind oft im Mietpreis enthalten oder lassen sich durch eine Abstandszahlung übernehmen.
• Rechtsanwälte und Steuerberater können potenzielle Praxisräume als normale Büroräume nutzen. Das können kleine Praxisräume für Steuerberater oder große Praxisflächen für Anwaltskanzleien sein.

Als Praxis bezeichnet man also Arbeitsräume eines niedergelassenen Arztes, eines medizinischen Versorgungszentrums, von Physiotherapeuten oder Logopäden, von Rechtsanwälten und Steuerberatern.

Interessierte Mieter von Büros und Praxen suchen vor allem eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung. Zusätzlich sollte die Immobilie eine geeignete Raumaufteilung haben. Arztpraxen brauchen zum Beispiel ein Wartezimmer, Behandlungsräume und Labore. Bei Büros werden meist eher kleine Räume benötigt.

Du kannst deine Immobilie leerstehend vermieten. Es sollte allerdings eine Grundausstattung vorhanden sein. Dazu zählen: sanitäre Anlagen, eine kleine Küche, Beleuchtung und vor allem eine IT-Anbindung. Mieter haben oft individuelle Vorstellungen und planen Umbauten an der Immobilie. Aus diesem Grund lohnen sich für Vermieter lange Mietzeiten – so nehmen sie das Geld sicher wieder ein.

Da es sich bei der Vermietung von Büros und Praxen um eine Gewerbevermietung handelt, sprichst du eine andere Zielgruppe an, als bei einer Privatvermietung. Vertragspartner können demnach juristische Personen sein. Dazu gehören zum Beispiel Vereine oder eine GmbH. Vermieter sollten unbedingt darauf achten: Der Mietvertrag ist nur gültig, wenn alle Vorstandsmitglieder unterzeichnet haben oder über eine Vertretungsbefugnis für die restlichen Mitglieder verfügen.

Vermieter sollten in dem Prozess der Vermietung bestimmte Dokumente einholen:

Gewerbemietverträge müssen erst schriftlich abgeschlossen werden, wenn die Mietdauer länger als ein Jahr beträgt. Allerdings solltest du Verträge immer schriftlich, statt nur mündlich abschließen. Bevor der Mietvertrag unterschrieben wird, solltest du die Bonität des Mieters prüfen.

Folgende Punkte sollten nicht im Vertrag fehlen:

Bei der Vermietung einer Gewerbeimmobilie gilt: Du musst alle Einnahmen versteuern, die du aus der Vermietung der Büros und Praxen erhältst. Dazu zählen auch Mieteinnahmen für mögliche Nebenräume, Garagen, Keller und Stellplätze. Ebenfalls darunter fallen eingenommene Umlagen (z.B. für Müllabfuhr und Energie) und erhaltene Entgelte für Werbeflächen oder Einnahmen, die mit der Gewerbeimmobilie zusammenhängen. Beachte: Reparaturkosten sowie Zinsen, die mit dem Kauf der Immobilie in Verbindung stehen, kannst du von den Einnahmen abziehen.
Vermieter können außerdem umsatzsteuerpflichtig vermieten. Das ist zulässig, wenn der Mieter das Mietobjekt ausschließlich für Umsätze verwendet, die einen Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Dann müssen Vermieter die vom Mieter gezahlte Umsatzsteuer abzüglich der erstatteten Vorsteuer auch als Einnahme versteuern.

Sämtliche Kosten, die bei der Vermietung angefallen sind, kannst du steuermindernd absetzen. Du kannst zum Beispiel Herstellungskosten und Anschaffungskosten absetzen: Bei Immobilien, die nach 1924 gebaut worden sind, schreibst du jährlich 2% der Herstellungs- oder Anschaffungskosten ab.